jueves, 26 de abril de 2012

arqueo de caja


Que es un arqueo de caja

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. 

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.


Instrucciones para realizar un arqueo de caja

Para hacer el arqueo de una caja diariamente que sirva para la contabilidad de la empresa, hay que ser metódico y ordenado.

Existen unas hojas de arqueo de caja que se usan una por día, o las que hagan falta, dependiendo del movimiento que tenga la caja. Se pueden hacer a mano o por un programa informático. Vamos a verlo mejor a mano, para saber qué hace el ordenador si se lleva por ese sistema. En cualquier caso, la colaboración de la cajera es insustituible.

En esa hoja, lo primero que debe aparecer es el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero empezamos.

A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.

Un ingreso se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal su fra tal de fecha tal.

Si es el pago a cuenta de una factura pendiente, lo mismo, importe en ingresos, y como concepto, pago de cliente tal de fra tal de fecha tal.

Salidas:

Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, concepto pago fra. Gasolinera Tal fecha tal.
Concepto, pago a proveedor tal su fra. tal de fecha tal.
Concepto, pago a cuenta a proveedor tal
Concepto, pago fra. Transportista tal fra. tal fecha tal.

Es decir, Existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.

Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.

Es importante que todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan en la hoja de arqueo de caja estén respaldados por el documento correspondiente, como es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, contabilidad necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo. Para su archivo y control posterior. Aunque cada maestro puede tener su librillo....

Concepto de control interno de caja y sus elementos


  1. CONTROL INTERNO

CONCEPTO.-  Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de:

Ø  Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia
Ø  Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.
Ø  Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.
Ø  Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.


“ Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas.”

CONTROL INTERNO CONTABLE

Son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de la información contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables prenumerados.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la organización, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos.

Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean erróneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores.

ELEMENTOS DE CONTROL


1)      PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.
2)      TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:
Ø  Autorización
Ø  Aprobación
Ø  Ejecución
Ø  Registro

Por ejemplo  en una venta al créditos se pueden observar los siguientes pasos:
1.       Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.
2.       El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.
3.       Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.
4.       Se registra la venta en el departamento de Contabilidad

CUENTAS POR COBRAR
                                      VENTAS

Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda.

3)      Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.
4)      Separación de responsabilidades para funciones afines.
Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones:
Ø  Entrega de mercadería
Ø  Registro de Cuentas por Cobrar
Ø  Recaudación de la deuda
5)      Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes)
6)      La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas.
7)      Documentación Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso
8)      Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia.
9)      Pronósticos Financieros.  Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.
10)  Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento.

CONSIDERACIONES

1.      El control interno debe revisarse continuamente. (actualización)
2.      Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema.
3.      El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande.
4.      El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
5.      Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios.


ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO


1.      CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros.
2.      PRESUPUESTOS
3.      ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos
4.      PERSONAL Selección, rotación, fianzas.


CONTROL DEL EFECTIVO


Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos.
El efectivo es el más corriente y liquido de todos los activos.

RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

Ø  Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos,
Ø  Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
Ø  Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,
Ø  Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

Ø  Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
Ø  La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERÍSTICAS

Ø  Existencia de un Plan de Organización.
Ø  Existencia de Políticas y Procedimientos integrados
Ø  Personal adecuado
Ø  Ejecución adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS

  1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al día siguiente a más tardar)
  2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
  3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.
  4. Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
  5. Que todos los ingresos que debieran recibirse  efectivamente se reciban.
  6. Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos.
  7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos.
  8. Que exista un sistema de autorización de Egresos.


Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:

1.       Cancelar gastos ficticios
Ø  Contabilizar y pagar facturas falsas
Ø  Contabilizar y pagar duplicados de documentos
2.       Postergar depósitos.
3.       Adulterar documentos corrigiendo cifras.
4.       Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
5.       Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia.
6.       Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
7.       Adulterar boletas de depósito y notas de debito bancario (cargos) por sumas equivalentes.




Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

Ø  Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.
Ø  Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.
Ø  Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”)
Ø  Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en números y letras.
Ø  Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al cajero.

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